Коммуникационный план четко определяет месседж компании и ее способы взаимодействия с аудиторией. Это документ, который помогает менеджерам проектов понять, что нужно сделать для удовлетворения потребностей клиентов. Независимо от того, маленький проект или большой, официальный или нет, наличие коммуникационного плана может помочь воплотить организованный и эффективный проект. В этом материале Indeed Editorial Team говорит о разных коммуникационных планах, их преимуществах и о том, как создать свою собственную коммуникационную стратегию.

Что такое коммуникационный план?

Простыми словами, коммуникационный план — дорожная карта для донесения месседжа до целевой аудитории. Коммуникационные планы часто используют организации для управления корреспонденцией крупных проектов, однако их используют и для координации коммуникационных стратегий в диджитал-маркетинге. План коммуникаций отвечает на три вопроса:

• Как будет донесена важная информация во время проекта?
• Кто отвечает за распространение информации?
• Какие временные рамки и частота распространения информации?

Важно помнить, что все проекты разные. Это означает, что коммуникационный план должен соотноситься с каждым индивидуальным проектом. Потребности маленького проекта очень отличаются от потребностей большого. Например, у маленького проекта может быть один координатор, а у крупного — несколько людей, вовлеченных в процесс коммуникации.

Необходимые аспекты создания коммуникационного плана

Коммуникационный план преимущественно определяет, кому необходимо знать определенную информацию и в каком формате.

Несколько ключевых аспектов, которые необходимо определить при создании коммуникационной стратегии:

• Ключевые участники проекта
• Основные каналы коммуникации целевой аудитории
• Типы коммуникационных стратегий и условия их использования
• Временные рамки важных встреч (это особенно важно после достижения главных майлстоунов проекта)

Цели коммуникационных плана и стратегии

Коммуникационные планы критически важны для бизнесов. Их задача — информировать всех вовлеченных в проект об апдейтах и дедлайнах. Большинство коммуникационных планов имеют похожие цели, такие, как следующие:

• Держать в курсе всех заинтересованных сторон насчет бюджета, таймлайна и потребностей проекта
• Обеспечивать четкое понимание всех препятствий и важных решений, принятых в процессе работы над проектом
• Предоставлять возможность и пространство для фидбека

Преимущества использования коммуникационного плана

Во время реализации проекта возникает множество возможностей для коммуникационных недопониманий. Компаниям и организациям важно стараться избегать мискоммуникации, потому что из-за нее можно потерять много денег и времени. Коммуникационные планы помогают держать всех в курсе событий, что особенно важно в случае с клиентами. Чем детальней коммуникационный план, тем выше шансы, что мискоммуникации и потенциальных ошибок получится избежать.

Использование коммуникационного плана приносит множество преимуществ. Среди них:

• Организованные встречи
• Предотвращение потенциальных рисков
• Улучшение коммуникации между людьми, вовлеченными в проект
• Поощрение дружеских отношений и коллаборации
• Возможность держать всех в курсе событий
• Возможность поставить четкие ожидания и достижимые цели

Организованные встречи

Хороший коммуникационный план устанавливает четкие гайдлайны для встреч. Он объясняет, кто встречается с кем, когда, и, что более важно, для чего. Такой план также помогает уменьшить количество ситуаций, когда люди не знают, что делать. А это, в свою очередь, позволяет участникам проекта вернутся к работе как можно быстрее, без потери драгоценного времени.

Предотвращение потенциальных рисков

В любом крупном проекте важно понимание того, что иногда все идет наперекосяк. Коммуникационная стратегия помогает координаторам проекта разработать план на случай непредвиденных обстоятельств, если происходит что-то существенное.

Улучшение коммуникации между людьми, вовлеченными в проект

Определение каналов коммуникации, которые вы будете использовать, делает ее максимально эффективной. Выберите методы и убедитесь, что заинтересованные стороны знают, что вы будете использовать этот формат. Методы могут, например, включать в себя использование телефонных звонков, электронной почты, групповых чатов и онлайн-конференции. Когда каждый использует один и тот же канал коммуникации, процессы будут более налаженными и взаимодействие между ключевыми партнерами станет легче.

Поощрение дружеских отношений и коллаборации

Чем эффективней коммуникация команды, тем лучше ее участники становятся, работая вместе.

Возможность держать всех в курсе событий

Обеспечение клиентов запланированными апдейтами и просьбы о фидбеке могут помочь с прогрессом проекта. В дополнение к этому, назначение человека, который ответственен за основную коммуникацию, поможет избежать различных недоразумений между клиентами и бизнесами.

Возможность поставить четкие ожидания и достижимые цели

Это важно для координатора проекта, команды и клиентов с самого начала работы. Установление и поддержание четких ожиданий поможет достичь более успешных результатов.

Что такое маркетинговый коммуникационный план?

Коммуникационные планы могут выглядеть по-разному. Их формат зависит от цели, предпочтительной стратегии донесения месседжа и целевой аудитории. Маркетинговый коммуникационный план фокусируется скорее на информировании аудитории, чем заинтересованных лиц, о цели и миссии бренда. В таком случае, организации нужно понять, что именно они хотят донести своей целевой аудитории, как они хотят это сделать, а также обозначить канал и частоту такой коммуникации.

Как создать коммуникационную стратегию?

Вы можете создать коммуникационный план при помощи следующих 12 шагов:

1. Определите миссию.
2. Обозначьте цели бизнеса или проекта.
3. Обозначьте целевую аудиторию.
4. Обозначьте уникальное предложение бизнеса или проекта (от англ. USP — unique selling proposition).
5. Создайте черновик призыва к действию (от англ. CTA — call to action).
6. Определите пути донесения месседжа.
7. Решите, какой должна быть частота публикаций.
8. Определите месседж.
9. Назначьте даты важных событий и планов кампании.
10. Обозначьте коммуникационные цели.
11. Используйте календарь для воплощения коммуникационного плана.
12. Проанализируйте результаты использования коммуникационного плана.

После того, как вы проработали каждый шаг коммуникационного плана (кроме 12-го шага), добавьте к нему контент.

1. Определите миссию.

Миссия определит финальную цель проекта организации, информацию о которой она хочет донести до своих клиентов или пользователей. В обозначении цели вам и вашей команде может помочь использование подходящего шаблона.

Например, [название организации] стремиться обеспечить [преимущество], [преимущество] и [преимущество] через [услуга или продукт].

2. Обозначьте цели бизнеса или проекта.

Цели бизнеса или проекта — майлстоуны, которые необходимо достичь для успеха. Каждый шаг вашего коммуникационного плана должен соотноситься с целями. Определить цели проекта можно с помощью команды, например провести встречу с ее лидерами, менеджером или маркетинговой командой.

3. Обозначьте целевую аудиторию.

Целевая аудитория состоит из людей, внимание которых хочет привлечь организация. Важно четко определить группу людей, которая с большой вероятностью приобретет ту или иную услугу или продукт. Это можно сделать при помощью опросов, Google Аналитики и траффика сайта. Другая стратегия — проанализировать фолловинг в соцсетях конкурентов. Посмотрите, какой тип аудитории они привлекают и используйте это в своих целях.

После просмотра данных вы можете создать портрет вашей таргетинговой аудитории, написав о ней 1-2 предложения. Например, «Наша целевая аудитория состоит из работающих мам от 25 до 45 лет. Они активно занимаются бытом и очень общительные».

4. Обозначьте уникальное предложение бизнеса или проекта (от англ. USP — unique selling proposition).

USP — то, что делает определенные продукт или услугу привлекательней, чем у конкурентов. Независимо от того, предлагает ли ваша компания новый уникальный продукт или стоимость ниже рыночной, определение уникального предложения бизнеса значительно улучшит ваш коммуникационный план. Критически важно определить, чем ваш бренд отличается от других.

5. Создайте шаблон призыва к действию (от англ. CTA — call to action).

Как только вы определили вашу целевую аудиторию, подумайте, какие действия вы хотите чтоб она предприняла после получения вашего месседжа. Для этого шага важно создать правильную формулировку — призыв к действию должен мотивировать людей инвестировать в ваши продукты и услуги.

6. Определите пути донесения месседжа.

Теперь ваша команда должна выбрать каналы для распространения вашей информации. Чаще всего это посты в блоге, ньюслеттеры, пресс релизы и выгодные предложения продажи. Социальные сети — тоже огромный маркетинговый инструмент, который стоит учесть использование демографических данных для настройки таргетинговой рекламы.

7. Решите, какой должна быть частота публикаций.

После выбора каналов, решите, как часто команда будет создавать и публиковать контент. Исследуйте, какое время лучше всего подходит для публикации постов. Например, данные указывают, что 80% населения США живет в восточном и центральном часовых поясах. То есть, если ваша целевая аудитория американская, подумайте, в какие часы эти люди с наибольшей вероятностью активны в соцсетях. Помните, что в случае с соцсетями установление графика публикаций и регулярный фокус — ключ к успеху.

8. Определите месседж.

Людей привлекают продукты и услуги, которые помогают справиться с определенной проблемой, с которой им нужно разобраться. Это значит, что ваш месседж должен определять проблему, предлагать решение и иметь в себе призыв к действию, о котором идет речь в шаге 6 этого материала.

Например, У вас [проблема]? [Название компании] может вам с ней помочь с помощью [услуга или название продукта]. [Призыв к действию].

9. Назначьте даты важных событий и планов кампании.

Используйте календарь и планируйте наперед. Обозначьте любые возможные мероприятия, для которых ваша команда может проводить кампании. Они могут включать в себя распродажи в честь годовщин, праздников и ивентов, особенных для определенной организации.

10. Обозначьте коммуникационные цели.

Следующее, что нужно сделать — установить коммуникационные цели, которые должна достичь команда. Эти цели должны соотноситься с теми, что обозначены в шаге 2. Как только цели установлены, их нужно начать измерять метриками и данными.

Коммуникационная цель может звучать как Наша [название команды] будет достигать [цифра или метрика] каждые [установить временные рамки] к [дата].

11. Используйте календарь для воплощения коммуникационного плана.

К этому моменту, вы и ваша команда создали полноценный коммуникационный план. Теперь пора его воплощать в реальность. Используя календарь, определите важные события для каждого этапа в соответствии с продолжительностью кампании. Во время этой фазы, вы также можете запланировать рассылку ньюслеттеров, промо ивентов и посты в блоге. В календарь можно добавить и посты в соцсетях, релевантые для кампании.

12. Проанализируйте результаты использования коммуникационного плана.

Финальный шаг — измерение результатов. Была ли ваша стратегия успешной?

Фото: Olena Sergienko / Unsplash

Вам также будет интересно узнать о 10 типах платформ для продвижения бренда.